Case: niet gebruiken van software

Voor het inplannen van resources in productie is gekozen voor een geavanceerde softwareoplossing. Door de projectorganisatie is er een compromisloze oplossing geïntroduceerd welke uiteindelijk onwerkbaar bleek te zijn. Het gevolg; frustratie bij beheerders en gebruikers, de inzet van Excel tools naast de planningssoftware en 70% handmatig opnieuw plannen.

Ik heb samen met de systeemeigenaar de interventie geleid om het systeem passend bij de minimale gebruikersvraag opnieuw te implementeren. Met een scrumteam, waarin alle relevante gebruikers met voldoende tijd en mandaat deel konden nemen is in een paar maanden de volledige planningscyclus geautomatiseerd.

Resultaat: geautomatiseerde planning voor 98% compleet, meer rust in de organisatie en meer tijd om kwaliteit aan de klanten te leveren.

Case: Slimmer trainen

Elk jaar 75 nieuwe chauffeurs trainen in het juist beladen van vliegtuig galleys.

De trainingen vonden traditioneel plaats aan boord van vliegtuigen die beladen werden. Vliegtuigen zijn echter steeds korter beschikbaar omdat de tijd tussen landen en weer opstijgen steeds korter wordt. Dit zorgt voor beperkte beschikbaarheid van een vliegtuig als trainingslocatie en door de gecombineerde rol van chauffeur / trainer ook voor weinig tijd om intensief te trainen.

Deze uitdaging was initieel al eens via een Mock up geadresseerd. De kosten daarvan en het feit dat de toegang dan beperkt was heeft niet geleid tot implementatie.

Met gebruik van nieuwe technologie (Virtual Reality) en toepassingen (gamificatie) de oplossing onafhankelijk gemaakt van de beschikbaarheid van trainers en vliegtuiglocaties.

Chauffeurs trainen op een voor henzelf geschikt moment en zo vaak als ze willen met als resultaat dat ze beter voorbereid de praktijk ingaan en minder tijd nodig hebben om alle vaardigheden aan boord van het vliegtuig onder de knie te krijgen.

Resultaat: met minder stress bij de chauffeurs een verdere toename in de kwaliteit van de belading en daardoor een verbeterde dienstverlening voor de cabin crew en uiteindelijk de passagiers.

Case: Vervangen ERP systeem

De vervanging van een ERP systeem is een enorme klus met aanzienlijke risico’s. Je sleutelt niet alleen aan de basis van je bedrijfsvoering, het is bovendien erg complex door alle afhankelijkheden die er zijn.

Essentieel bij een dergelijk project is de voorbereiding. Veel risico’s zitten in het onbekende.

In de voorbereiding voor de vervanging van het ERP systeem in een productieomgeving is daarom eerst de basis op orde gebracht. Dat zijn activiteiten die bijdragen aan inzicht in wat je aan het doen bent en waarom.  De tijd die je hieraan besteed is niet verloren, het moet namelijk toch gebeuren.

Het grote voordeel is dat je de grote klus opknipt in kleinere, beter te behappen, onderdelen. Die kleine onderdelen dragen overigens ook direct bij aan het verbeteren van de operationele processen.

Als voorbeeld: het op orde brengen van functioneel beheer (op welke manier het systeem de business helpt) zorgt voor meer kennis over het bestaande systeem. Dat zorgt er op zijn beurt voor dat er minder buiten het ERP systeem om hoeft te gebeuren. Zo neemt de kwaliteit van je informatie toe, waardoor je de kwaliteit van je dienstverlening kunt vergroten.

In het bovenstaande voorbeeld neemt functioneel beheer en passant ook de specifieke wensen voor het nieuwe ERP systeem op.

Voor het bewaren van het overzicht in deze grote verandering heb ik samen met de programma manager de roadmap opgesteld om zo de organisatie mee te kunnen nemen in de te zetten stappen en focus te kunnen houden.

Resultaat: de voorgenomen grote verandering bestond uit een veelheid aan kleine veranderingen die een directe bijdrage leverden aan de kwaliteit van de dienstverlening.

Case: Gestructureerd werken implementeren

Onduidelijkheid over de taken die uitgevoerd moesten worden en wie dat dan moest doen. Vanuit die probleemstelling heb ik met kleine stappen meer controle in de uitvoering gebracht. In eerste instantie door samen met betrokken partijen af te stemmen welke behoefte er bestond, vervolgens gekeken waar de knelpunten zaten en werden voorzien om ze vervolgens als team te adresseren en op te lossen.

Resultaat: daar waar eerst veel stress in de uitvoering werd ervaren nam een gevoel van controle het over en werden er minder fouten gemaakt.

Case: Medewerkers inspireren

Ruimte geven om ideeën uit te werken en met een goed verhaal ruimte geven om ze daadwerkelijk tot uitvoering te brengen. Dat creëert heel veel energie en nog veel meer goede initiatieven die leiden tot verbetering in dienstverlening of de wijze waarop het werk wordt gedaan.

Case: Samenwerking verbeteren

Dat niemand het alleen kan is genoegzaam bekend. Toch loop je regelmatig tegen de uitdaging aan dat er binnen een afdeling heel goed wordt samengewerkt, maar dat de samenwerking tussen afdelingen onderling vastloopt.

De oorzaak van deze eilandjescultuur zit meestal in het onduidelijke zijn van de onderlinge afhankelijkheden.

Ik heb in een aantal sessies de relatie tussen de verschillende processtappen en de afhankelijkheid voor de werkzaamheden duidelijk gemaakt. Daarmee is het bewustzijn binnen de teams vergroot, dat je zonder de stap voorafgaande aan jouw werk en die welke erop volgt heel veel moeite moet doen om tot een goed resultaat te komen.

Met het helder maken van de afhankelijkheden konden de teams elkaar versterken en elkaar helpen om het proces eenvoudiger en robuuster te maken.

Resultaat: een substantieel lagere foutmarge en heel veel meer plezier in de samenwerking.